Бизнес Обучение - Тайм Менеджмент

Принципы создания личного «электронного органайзера»

Преимущества «бумажных» носителей системы самоуправления

Прежде чем описывать способы постепенной «электрификации» личной системы управления временем, стоит отметить несколько достоинств традиционных бумажных носителей.

1. Бумага материальна, осязаема, может нести «неформализованную» информацию. Работая с карманным компьютером, вы имеете очень ограниченные возможности для самовыражения. КПК клавиатурного типа позволяет фиксировать мысли с помощью клавиатуры, а также делать записи или грубые зарисовки с помощью пера-стилуса. Проблема в том, что личная работа нагружена эмоциями, впечатлениями, которые очень трудно перевести в «оцифрованную» форму, но которые прекрасно фиксируются на бумаге – в деталях почерка, рисунках, и т.п. Таким образом, полностью отказаться от бумаги в пользу электронных носителей информации – значит обеднить свою систему управления временем, сделать ее слишком механической и неживой.

2. Бумажные носители обеспечивают высокую оперативность текущей работы. Как бы ни был эргономичен карманный компьютер, простое печатное расписание удобнее с точки зрения «достал – сделал пометку – убрал». Поэтому если значительная часть вашего рабочего дня проходит не за компьютером, а в динамичном общении с людьми, применение бумаги может быть оправдано соображениями скорости и простоты работы.

3. Бумажные носители открывают более широкий простор для творчества, чем электронные. Действительно, в любых электронных средствах организации времени заложены некоторые технологии планирования, которые их создатели считают оптимальными. Но ведь тайм-менеджмент – вещь, требующая «индивидуального пошива». Вам никогда не подойдут методы «с чужого плеча» – систему личного планирования нужно подгонять и перестраивать под себя. И в этом смысле любой бумажный носитель гораздо более гибок, чем электронный.

Таким образом, проектируя персональную систему планирования, подбирая ноутбук, КПК, программу для управления временем – необходимо обязательно учитывать возможности и достоинства бумажных носителей. Далее будет показана роль бумажных носителей в «выращивании» системы личной работы.

Условные этапы «электрификации»

Можно рекомендовать три условных этапа «электрификации» личной работы. «Условных», поскольку они исходят из идеализированной ситуации «устойчивой системы самоуправления не существует, задачи записываются на случайных бумажках, никаким существенным образом не упорядоченных».

Этап 1. Бумага. На начальных стадиях создания личной ТМ-системы автор рекомендует не торопиться с поиском программ для управления задачами. Простота и «оперативность» использования бумажных носителей чрезвычайно полезны на ранних этапах хронометража; гибкость, податливость бумаги – при апробировании различных способов управления временем. Бумага не стесняет вас никакой системой, уже заложенной в софт; она позволяет делать личную систему более эмоционально насыщенной; наконец, своей осязаемостью, материальностью, бумага дает широчайшие возможности для экспериментирования.

Этап 2. «Конструкторы». В тайм-менеджерском сообществе известны прецеденты применения трех «конструкторов» для создания систем управления временем. Это Excel, Access и 1С:Предприятие.004 Каждая из этих программ дает вам некоторый набор типовых элементов, из которых достаточно удобно создавать собственную систему. Если специфика вашей деятельности достаточно небанальна, в нее не вписываются обычные программы для управления временем, такое решение может стать наилучшим. Но как правило после некоторого опыта работы с «конструктором», когда вы стали четко понимать, чего вы хотите от вашей электронной системы управления задачами, бывает полезно перейти к следующему этапу.

Этап 3. ТМ-софт. Главная сложность в использовании готовых программ: их создатели хорошо подумали за вас, и заложили в них свои представления об управлении временем, которые могут не совпадать с вашими. Именно поэтому к использованию готового софта полезно переходить, предварительно «набив руку» на бумаге и «конструкторах». Тогда вам будет нетрудно придумать способы использования готового софта не так, как предполагали его создатели, а так, как это необходимо вам. Например, вместо предусмотренных в Outlook механизмов контроля задач (с жесткой привязкой к времени и напоминаниями) вы сможете использовать категории, применение которых сделает систему контроля значительно более простой и удобной. Таким образом вы не встраиваетесь в придуманную за вас систему автоматизации управления задачами, но используете ее в качестве набора элементов для построения своей системы. Т.е. имеем тот же «конструктор», но уже более сложный, с более хитро устроенными «кубиками» и способами их сочетания.

Обратим особое внимание именно на Outlook, поскольку он является всемирным стандартом «де факто», что автоматически выдвигает его на первое место среди кандидатов на «паразитирование» на нем нашей личной системы. Общепринятость и общепонятность – великая вещь, она окупает многие недостатки. Полезна также интеграция с другими продуктами, близкими по идеологии к MS Office, например MS Project. Кроме того, встроенные возможности программирования дают богатый простор для создания различных надстроек, позволяющих «прививать» к Outlook более современные технологии управления временем, чем изначально в него заложенные.

В заключение напомним, что изложенные этапы компьютеризации управления задачами даны для несколько идеализированной ситуации построения системы «с нуля». В реальности у менеджера обычно имеется более или менее сложившийся инструментарий управления временем – органайзер, ежедневник, применение задач в Outlook, и т.п. В таких случаях стратегия оптимизации системы будет более сложной, чем эти условные этапы. Некоторые мысли по осуществлению такого рода изменений содержатся в следующем разделе.

Подробнее...

Технология смены рабочих ТМ-решений

При развитии личной системы управления временем, в частности в ходе решения задач ее компьютеризации, часто возникает проблема перехода с одного носителя, одной системы, на другую. Казалось бы, ничего сложного: заводим электронный органайзер, выписываем в него все данные из бумажного, отправляем бумажный в архив.

Реально все несколько сложнее. Как правило системы самоуправления удобно строить описанным выше методом скользящего проектирования, то есть пробуя множество разных вариантов, уточняя структуру системы в ходе ее использования. Такое экспериментирование может быть чрезвычайно увлекательным, но его трудно сочетать с эффективным использованием системы. Например, если вы пробуете сразу несколько разных способов упорядочения задач в органайзере, высока вероятность, что какие-то из задач в этом беспорядке просто потеряются, и вы не вспомните о них в нужное время. Здесь можно вспомнить более общую закономерность: любая система качественно нового уровня (следующей S-кривой, в терминах ТРИЗ), как правило на раннем этапе развития хуже прежней системы, менее эффективно выполняет требуемые функции.

Таким образом возникает вопрос: как не снижать эффективность работы системы в ходе радикальных ее преобразований. Фигурально выражаясь, если вы едете на автомобиле и видите впереди пропасть, вам нужно вырастить автомобилю крылья и пропеллеры, не потеряв при этом в скорости. Ясно, что это достаточно общий вопрос, касающийся любых процессов развития. Мы сформулируем принципы его решения на примере развития личной системы управления задачами, но эти принципы применимы и к решению других задач, в том числе на корпоративном уровне.

Первым шагом в таком переходе может быть осознание необходимости преобразований, ощущение пределов развития, до которых дошла предыдущая система, и выработка понимания – что именно нужно менять, и в какую сторону. Причем такими вопросами стоит задаваться в момент, когда старая система вас полностью устраивает и работает прекрасно. Скорее всего, скоро в ней начнут ощущаться пределы, неадекватность усложняющимся задачам и ситуациям. Желательно чтобы к этому моменту у вас скопилось достаточно мыслей и наработок по новой системе, на которую нужно перейти.

Второй шаг – создание «области пилотного проекта». Например, если вы планируете переход с бумажного органайзера на электронный, можно в качестве такой области выделить те и только те задачи, которые выполняются за компьютером. Это позволит достаточно четко отделить новую систему от старой, ясно различать, что остается под управлением старой системы, а что переходит «в епархию» новой. Область пилотного проекта, естественно, является «местом хаоса» – зоной экспериментирования, апробирования различных возможностей. Таким образом «место хаоса» работает в режиме развития, кристаллизации новых решений из хаоса проб и идей. Старая же система является «местом порядка», работающим в режиме функционирования, обеспечивающего максимальную эффективность.

Третий шаг можно делать, когда в «месте хаоса» окончательно «созрело» новое решение, т.е. завершен или почти завершен этап скользящего проектирования. Например, вы точно определились, каким образом собираетесь управлять задачами в Outlook, апробировав несколько разных способов и на практике (а не в размышлениях) оценив их сравнительное удобство и эффективность. После этого нужно максимально коротким и решительным ударом упразднять старую систему, передавая все ее функции новой. В нашем примере – потрошить бумажный органайзер, переписывая все контакты, дела и заметки в соответствующие разделы Outlook'а.

Возвращаясь к аналогии с автомобилем: чтобы не сбавлять скорость при перестройках, мы запускаем рядом с собой второй автомобиль, над которым проводим эксперименты по выращиванию наилучшей формы крыльев и пропеллеров. В соседнем автомобиле сидит всего один человек и нет никакого груза, поэтому эксперименты осуществлять легче, чем со старым автомобилем. Когда новый автомобиль окончательно сформировался как самолет, и пилот-экспериментатор из него кричит «все готово», можно перепрыгивать в родившийся рядом самолет и перекладывать в него груз. Дальше остается запустить скорость, взлететь, и помахать ручкой безнадежно отставшему старому автомобилю.

Эту схему можно применять к любым процессам развития. Когда все прекрасно и замечательно, нужно выражать недовольство ситуацией и начинать готовиться к переходу с автомобиля на самолет. Ведь внешний мир непрерывно изменяется, и то решение, которое прекрасно сегодня, будет совершенно неадекватным завтра. Поэтому всегда стоит помнить: совершенству – нет пределов!



004 С публикациями, описывающими эти решения, можно познакомиться на сайте www.improvement.ru. Как правило к публикациям прилагаются готовые шаблоны в формате соответствующих систем.

Читайте также:

Архангельский Г.А. «Мобилизация» и «Электрификация» личной работы zip-word 41K


Статья написана специально для проекта «Организация времени» www.improvement.ru. Адрес публикации на сайте: http://www.improvement.ru/bibliot/excel/

Разрешается некоммерческая публикация на интернет-сайтах, при условии сохранения целостности текста, в т.ч. настоящего уведомления. Коммерческая публикация на сайтах, а также любые формы публикации в бумажных СМИ, требуют согласования с редакцией проекта. С нами можно связаться по e-mail info@improvement.ru.

© Глеб Архангельский, 2003.